Auftragsverarbeitung

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Diese Vereinbarung gilt zwischen dem Kunden als Verantwortlichem und Julian Litwinow, Amrumweg 11, 33334 Gütersloh als Auftragsverarbeiter, sobald der Kunde über diesen Dienst Briefe versendet, die personenbezogene Daten Dritter enthalten. Sie ergänzt die AGB und gilt mit der Nutzung des Dienstes als geschlossen. Wer eine unterschriebene Fassung braucht, fordert sie unter info@meinpostify.de an.

1. Gegenstand und Dauer
Gegenstand ist das Drucken, Kuvertieren und Einliefern von Briefen im Auftrag des Kunden. Die Verarbeitung dauert so lange, wie der Kunde ein Konto hat, und endet mit dessen Löschung.

2. Art der Daten und betroffene Personen
Verarbeitet werden Name und Postanschrift der Empfänger, der Betreff, der Brieftext beziehungsweise die hochgeladene Datei und die Angaben, die der Kunde im Informationsblock ergänzt, etwa eine Kundennummer. Betroffen sind die Empfänger der Briefe des Kunden. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand des Dienstes; wer solche Inhalte versendet, tut das auf eigene Verantwortung.

3. Weisungsbindung
Wir verarbeiten die Daten ausschließlich zur Erbringung der Leistung und nur nach Weisung des Kunden. Als Weisung gilt der Auftrag selbst, über das Konto oder über die Programmierschnittstelle. Wir nutzen die Daten nicht für eigene Zwecke, geben sie nicht weiter und werten sie nicht aus.

4. Vertraulichkeit
Zugriff hat allein Julian Litwinow. Weitere Personen sind nicht beschäftigt; kommen sie hinzu, werden sie vorher zur Vertraulichkeit verpflichtet.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen
Übertragung ausschließlich verschlüsselt über TLS. Passwörter werden nur als Hashwert gespeichert. Hochgeladene Dateien liegen außerhalb des öffentlich erreichbaren Verzeichnisses und werden unmittelbar nach dem Druckauftrag gelöscht. Brieftext und Empfängerangaben werden 90 Tage nach dem Auftrag automatisch entfernt; danach bleibt nur die Buchung. Die Zugangsdaten des Systems liegen außerhalb des Web-Verzeichnisses und sind nur für den Betreiber lesbar. Der Zugang zum Server erfolgt ausschließlich über einen Schlüssel, nicht über ein Passwort. Anmeldeversuche werden protokolliert, nach zu vielen Fehlversuchen wird gesperrt. Es gibt eine tägliche Sicherung der Datenbank, die nur der Betreiber lesen kann.
Was wir nicht haben, damit niemand mehr annimmt, als da ist: die Sicherungen sind nicht zusätzlich verschlüsselt, die Datenbank selbst ist nicht verschlüsselt, und für den Betreiberzugang gibt es keine Zwei-Faktor-Anmeldung.

6. Weitere Auftragsverarbeiter
IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, für Server und E-Mail-Versand. Der Kunde stimmt diesem Unterauftragsverhältnis zu. Weitere Unterauftragnehmer teilen wir vorher mit; widerspricht der Kunde, kann er den Vertrag beenden und erhält sein Restguthaben zurück.
Nicht Auftragsverarbeiter, sondern eigenverantwortlich handelnd: das Postunternehmen, das den fertigen Brief befördert, und Stripe Payments Europe Limited für die Zahlung zwischen Kunde und uns. Zahlungsdaten sind nicht Gegenstand dieser Vereinbarung.

7. Ort der Verarbeitung
Die Verarbeitung findet in Deutschland statt. Eine Übermittlung in ein Land außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

8. Unterstützung des Kunden
Wendet sich ein Empfänger mit einem Auskunfts- oder Löschverlangen an uns, leiten wir es an den Kunden weiter und beantworten es nicht selbst. Auf Anforderung teilen wir dem Kunden mit, welche Daten zu einem seiner Aufträge noch vorhanden sind.

9. Meldung von Verletzungen
Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten melden wir dem Kunden unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach Kenntnis, mit allen Angaben, die er für seine eigene Meldung nach Art. 33 DSGVO braucht.

10. Nachweise und Kontrolle
Der Kunde darf die Einhaltung dieser Vereinbarung prüfen. Wir beantworten Fragen schriftlich und gewähren nach Absprache Einsicht in die getroffenen Maßnahmen. Eine Prüfung vor Ort ist mit angemessener Vorankündigung möglich.

11. Löschung nach Ende der Verarbeitung
Mit der Löschung des Kontos entfernen wir Brieftexte und Empfängerangaben vollständig. Zahlungsbelege bleiben, weil wir sie nach § 147 AO zehn Jahre aufbewahren müssen; sie enthalten keine Empfängerdaten.